ALGEMENE VOORWAARDEN
Door onze diensten te openen en te gebruiken, gaat u akkoord met de voorwaarden en bepalingen die hierin worden beschreven en die de contractuele overeenkomst tussen u en De L’Europe Amsterdam vormen.
KAMERLIJST
Het hotel moet uiterlijk 21 dagen voor de geplande aankomstdatum van de groep een kamerlijst hebben ontvangen met de naam van elke deelnemer van de groep, aankomst/vertrek en de bezetting voor elke kamer (eenpersoons- of tweepersoonskamer).
IN- EN UITCHECKEN
Inchecken kan vanaf 15:00 uur op de dag van aankomst. Als gasten voor dit tijdstip arriveren, zal het hotel zijn uiterste best doen om deze vroege check-in mogelijk te maken. Er dient echter wel een voorinschrijving te worden gedaan de nacht voor aankomst tegen een extra overnachtingstoeslag, voor het geval een vroege aankomst 100% gegarandeerd moet worden (onder voorbehoud van bezetting en tegen het best beschikbare tarief). De uitchecktijd is 12:00 uur. In het geval van laat uitchecken geldt een halve dag tarief voor verlengingen tot 18.00 uur en zijn afhankelijk van beschikbaarheid op de dag zelf.
LATE ANNULERING, VERVROEGD VERTREK, NO SHOW
Het hotel behoudt zich het recht voor om no-show, late annuleringen en vroegtijdig vertrek in rekening te brengen tegen de gecontracteerde kamerprijzen voor de gereserveerde nachten. Als de gast niet binnen een half uur na de gereserveerde tijd arriveert, kan het Hotel de reservering als geannuleerd beschouwen en in rekening brengen.
ANNULERINGS-/UITVALBELEID
Als de klant het evenement geheel of gedeeltelijk annuleert, is de klant annuleringskosten verschuldigd.
Bij gedeeltelijke of gehele annulering dient de Klant annuleringskosten te betalen ter compensatie van de gederfde winst van het Hotel en niet als boete (Annuleringskosten). De annuleringskosten worden uitgedrukt als een percentage van de totale reserveringswaarde.
De percentages van de annuleringskosten staan hieronder vermeld.
Aantal dagen voorafgaand aan de Expresses als percentage van de totale reserveringswaarde:
begindatum van het evenement:
Tot 120 dagen: De klant is 5% van het reserveringsbedrag verschuldigd.
120- 89 dagen: De klant is 25% van het reserveringsbedrag verschuldigd.
89 – 60 dagen: De klant is 80% van het reserveringsbedrag verschuldigd.
59 – 30 dagen: De klant is 90% van het reserveringsbedrag verschuldigd.
29 – 15 dagen: De klant is 95% van het reserveringsbedrag verschuldigd.
14 – 1 dagen: De klant is 100% van het reserveringsbedrag verschuldigd.
ATTRITIE
DATUM VAN WIJZIGINGEN | TOEGESTANE VERMINDERING VAN GECONTRACTEERDE AANTALLEN
61 dagen of meer | tot 15% van de gecontracteerde kamers
31 dagen tot 60 dagen | tot 10% van de gecontracteerde kamers
8 dagen tot 30 dagen | tot 5% van gecontracteerde kamers
0 – 7 dagen | Nihil
DEPOSIT
Het hotel vraagt een volledige aanbetaling (100%) voor alle gecontracteerde bestellingen voorafgaand aan het evenement, die als volgt wordt betaald:
De volgende aanbetalingsvoorwaarden zijn van toepassing op dit contract voor de Groep & Evenementen:
Eerste aanbetaling: 50% van de totale gecontracteerde omzet moet worden betaald bij de ondertekening van het contract.
Tweede aanbetaling: 25% van de totale gecontracteerde omzet moet 90 dagen voor de aankomstdatum worden betaald.
Definitieve aanbetaling: 25% van de totale gecontracteerde omzet moet 30 dagen voor de aankomstdatum worden betaald.
De in dit contract vermelde bedragen moeten in EURO worden betaald vóór de hierboven vermelde vervaldata.
Als de aanbetalingen niet voor de vervaldatum zijn voldaan, behoudt het hotel zich het recht voor om het contract eenzijdig te ontbinden met een opzegtermijn van 5 werkdagen.
INVOICE
Onze facturen zijn betaalbaar in EUR op het adres van het hotel, bij ontvangst en exclusief korting. Het enkele feit van het accepteren van een wissel of uitstel van betaling doet niets af aan de toepassing van onze algemene verkoopvoorwaarden en impliceert geen verlenging van de schuld. Alle belastingen en betalingskosten zijn voor rekening van de Organisator. Elke wijziging in de huidige belastingen of servicekosten, opgelegd door de Nederlandse of Gemeentelijke autoriteiten, zal leiden tot wijzigingen in de bovengenoemde tarieven. Indien binnen 14 dagen na factuurdatum geen schriftelijke klacht is ontvangen over de factuur van De L’Europe Amsterdam, wordt de factuur geacht te zijn geaccepteerd door de Organisator. Facturen die niet betaald zijn op de vermelde vervaldatum worden van rechtswege en zonder voorafgaande kennisgeving verhoogd met 2% van het uitstaande bedrag met een minimum van 100 EUR om eventuele administratieve kosten te dekken. Bovendien wordt er zonder voorafgaande kennisgeving een rente van 1% per maand in rekening gebracht, te beginnen 15 dagen na de factuurdatum. Aan het einde van elke vergaderdag geeft het hotel de bevoegde vertegenwoordiger ter plaatse kopieën van de banketcheques voor elke functie ter definitieve goedkeuring.
SCHADELOOSSTELLING EN VRIJWARING
Hotel gaat ermee akkoord om de Group & Events te verdedigen, schadeloos te stellen en te vrijwaren van en tegen alle claims, acties, rechtszaken of aansprakelijkheden, inclusief redelijke advocaatkosten, die voortvloeien uit of het gevolg zijn van een handeling ondernomen of gepleegd door Hotel op grond van de uitvoering van haar verplichtingen onder deze Overeenkomst. Het Hotel stemt er ook mee in om de Groep te verdedigen, te vrijwaren en schadeloos te stellen voor elke aansprakelijkheid die voortvloeit uit elke claim, actie of oorzaak van actie, die kan worden beweerd door derden als gevolg van de prestaties van het Hotel volgens deze Overeenkomst, met uitzondering van die acties of aansprakelijkheden die te wijten zijn aan wangedrag of nalatigheid van de Groep.
De Groep stemt ermee in om het Hotel te verdedigen, schadeloos te stellen en te vrijwaren van en tegen alle claims, acties, rechtszaken of aansprakelijkheden, met inbegrip van redelijke honoraria van advocaten, die voortvloeien uit of het gevolg zijn van handelingen die zijn ondernomen of gepleegd door de Groep of door aannemers die door de Groep zijn ingehuurd of ingeschakeld in verband met de uitvoering van de verplichtingen van de Groep onder deze Overeenkomst. De Groep stemt er ook mee in om het Hotel te verdedigen, schadeloos te stellen en te vrijwaren van enige aansprakelijkheid als gevolg van enige claim, actie of oorzaak van actie, die kan worden beweerd door derden voortvloeiend uit de uitvoering van de verplichtingen van de Groep op grond van deze Overeenkomst, met uitzondering van acties die te wijten zijn aan het wangedrag of de nalatigheid van het Hotel.
VERZEKERING
De organisator van de Groep & Evenementen en het hotel zijn verplicht om hun verplichtingen zoals uiteengezet in het gedeelte “Schadeloosstelling en vrijwaring” hierboven te verzekeren en op verzoek een bewijs van een dergelijke verzekering te overleggen.
Elke deelnemer aan het evenement wordt geacht zich te gedragen volgens de huisregels van het hotel. De Organisator is aansprakelijk voor alle schade en overlast veroorzaakt door de deelnemers of derden die zijn ingehuurd voor het evenement in het Hotel. Alle schade veroorzaakt door de deelnemers of de organisator valt onder de verantwoordelijkheid van de organisator. Voor elke activiteit die op het terrein wordt geïntroduceerd door een externe aannemer die door de Organisator is ingehuurd voor de Groep & Evenementen, is de Organisator volledig verantwoordelijk voor de handelingen van deze externe aannemer. Op verzoek verstrekt de organisator een certificaat van
verzekering die de activiteiten van deze externe aannemer dekt, met vermelding van de hoteleigenaar als aanvullende verzekerde met betrekking tot de activiteiten van deze externe aannemer.
Het hotel wijst elke verantwoordelijkheid af in geval van diefstal of schade veroorzaakt aan apparatuur of voorwerpen tentoongesteld of voorwerpen achtergelaten door de organisator of een van zijn/haar gasten in het hotel. Voor kostbaarheden die op het terrein van het hotel worden bewaard, is de organisator of deelnemer verantwoordelijk voor de verzekering tegen de juiste waarde van dergelijke kostbaarheden.
BEËINDIGING WEGENS OORZAAK
Tenzij anders bepaald in deze overeenkomst, heeft geen van de partijen het recht om haar verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst te beëindigen. Elke partij kan deze overeenkomst beëindigen om een of meer van deze redenen door schriftelijke kennisgeving aan de andere partij binnen vijf (5) dagen nadat een dergelijke gebeurtenis of ontvangst van een kennisgeving van een van de volgende gebeurtenissen heeft plaatsgevonden. Dit contract is echter onderhevig aan beëindiging met een reden zonder aansprakelijkheid voor de beëindigende partij, onder een van de volgende omstandigheden die bekend staan als ‘Overmacht’:
De uitvoering van dit contract door de partijen is onderhevig aan overmacht, slecht weer, oorlog, overheidsmaatregelen, terrorisme, rampen, stakingen, burgerlijke onlusten, beperking van transportfaciliteiten of enige andere noodsituatie van vergelijkbare aard buiten de controle van de partijen, waardoor het onmogelijk of onwettig is of waardoor het vermogen van een partij om haar verplichtingen onder dit contract na te komen wezenlijk wordt aangetast.
In deze specifieke gevallen heeft elke partij het recht om het contract op te schorten totdat de omstandigheden die de “Overmacht” vormen, verdwenen zijn. Elke Partij zal niettemin in redelijkheid trachten de gevolgen van dergelijke omstandigheden die Overmacht vormen te verlichten, met inbegrip van het overeenkomen van alternatieve regelingen.
In het geval dat een van de partijen een vrijwillige of onvrijwillige overdracht doet ten gunste van schuldeisers of een faillissementsprocedure aanvat vóór de datum van de vergadering van de Groep, heeft de andere partij het recht om deze Overeenkomst te annuleren zonder aansprakelijkheid na schriftelijke kennisgeving aan de andere partij.
Het hotel dient de Groep onmiddellijk op de hoogte te stellen van een wijziging in het managementbedrijf dat het hotel uitbaat voorafgaand aan de vergadering, in welk geval de Groep het recht heeft om deze overeenkomst te beëindigen zonder aansprakelijkheid na schriftelijke kennisgeving aan het hotel.
Indien de Groep & Events besluit om door te gaan met hun programma gedurende een periode die beïnvloed wordt door de Rechten van Beëindiging zoals hierboven vermeld, zal het hotel de groep niet verantwoordelijk houden voor eventuele uitvalverplichtingen zoals vermeld in deze overeenkomst.
AANVAARDING
Dit contract bevat de gedetailleerde verplichtingen en regelingen die aan de Group & Events moeten worden verstrekt. Om het hotel in staat te stellen een maximale service te bieden, dient de organisator bij het retourneren van het ondertekende document aan te geven welke eisen er verder gaan dan deze toezeggingen.
Alle wijzigingen of toevoegingen aan het contract moeten schriftelijk worden vastgelegd en door beide partijen worden aanvaard. Mondelinge afspraken zijn niet geldig. Totdat er een definitieve overeenkomst is getekend door beide partijen, heeft het hotel het recht om het evenement te annuleren en alle geblokkeerde kamers en/of ruimtes vrij te geven. De organisator is volledig op de hoogte van de voorwaarden vermeld in de Algemene voorwaarden, die een integraal onderdeel vormen van dit contract, en stemt ermee in deze na te leven.
WIJZIGINGEN EN KENNISGEVING
Wijzigingen in deze voorwaarden moeten schriftelijk worden vastgelegd en door beide partijen worden ondertekend om van kracht te worden. Wijzigingen, aanvullingen of correcties op dit contract zijn niet bindend tenzij deze wijzigingen door beide partijen zijn ondertekend of geparafeerd. Kennisgevingen op grond van deze overeenkomst worden gedaan aan de personen die op de eerste pagina van deze overeenkomst staan vermeld op de hierin vermelde adressen. Kennisgeving moet worden gedaan per aangetekende post, met ontvangstbewijs, overnight delivery, met een handtekening als bewijs van ontvangst om effectief te zijn onder deze overeenkomst en wordt geacht te zijn gedaan bij ontvangst.
TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN
De Nederlandse wet is uitsluitend van toepassing op horecaovereenkomsten. De partijen komen overeen dat alle vorderingen, onenigheden of geschillen tussen de partijen die voortvloeien uit of op enigerlei wijze verband houden met deze overeenkomst of een schending daarvan en die de partijen niet op informele wijze kunnen oplossen bij uitsluiting bevoegd zijn de bevoegde rechter te Amsterdam, tenzij dwingende wettelijke bepalingen een andere bevoegde rechter aanwijzen en onverminderd de bevoegdheid van het horecabedrijf om het geschil te laten beslechten door de rechter die zonder deze clausule bevoegd zou zijn geweest.
De ongeldigheid van een of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden heeft geen invloed op de geldigheid van alle andere bepalingen. Als een bepaling van deze algemene voorwaarden ongeldig blijkt te zijn, om welke reden dan ook, dan worden de partijen geacht een geldige alternatieve bepaling te hebben bedongen die de reikwijdte en toepassing van de ongeldige bepaling het beste benadert.
WAARSCHUWING
Als een partij ermee instemt om afstand te doen van haar recht om een voorwaarde van deze Overeenkomst af te dwingen, doet die partij geen afstand van haar recht om die voorwaarde op een ander moment af te dwingen of om enige of alle andere voorwaarden van deze Overeenkomst af te dwingen.
BINDENDE OVEREENKOMST
Deze Overeenkomst, die door middel van verwijzing hierin is opgenomen, bevat alle voorwaarden die door de partijen zijn overeengekomen.
Wijzigingen in deze voorwaarden moeten schriftelijk worden vastgelegd en door beide partijen worden ondertekend om van kracht te worden. Alle eerdere overeenkomsten, mondeling of schriftelijk, zijn niet langer van kracht zodra deze Overeenkomst door de partijen is ondertekend.
PRIVACY EN VERTROUWELIJKHEID
Het Hotel verplicht zich tot het nemen van passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen om de persoonlijke gegevens die voor samenwerkingsdoeleinden van de Groep & Evenementen worden verzameld, te beschermen tegen misbruik of toevallige, onwettige en ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking, verwerving, verlies of onbevoegde verwerking.
