CONDITIONS GÉNÉRALES
En accédant à nos services et en les utilisant, vous acceptez de vous conformer aux termes et conditions énoncés ici, établissant l’accord contractuel entre vous et De L’Europe Amsterdam.
LISTE DES CHAMBRES
L’hôtel doit recevoir, au plus tard 21 jours avant la date d’arrivée prévue du groupe, une liste des chambres contenant le nom de chaque participant au groupe, le lieu d’arrivée et de départ, l’occupation de chaque chambre (simple ou double).
L’ENREGISTREMENT ET LE DÉPART
L’enregistrement est possible à partir de 15h00 le jour de l’arrivée. En cas d’arrivée du client avant cette heure, l’hôtel fera tout son possible pour permettre cet enregistrement anticipé. Toutefois, un pré-enregistrement doit être effectué la nuit précédant l’arrivée, moyennant un supplément pour la nuit, au cas où une arrivée anticipée devrait être garantie à 100 % (sous réserve d’occupation et au meilleur tarif disponible). L’heure de départ est 12h00. En cas de départ tardif, un tarif à la demi-journée sera appliqué pour les prolongations jusqu’à 18h00, sous réserve de disponibilité le jour même.
ANNULATION TARDIVE, DÉPART ANTICIPÉ, NON-PRÉSENTATION
L’hôtel se réserve le droit de facturer les non-présentations, les annulations tardives et les départs anticipés au tarif de la chambre pour les nuits réservées. Si le client n’est pas arrivé dans la demi-heure suivant l’heure réservée, l’hôtel peut considérer la réservation comme annulée et la facturer.
POLITIQUE D’ANNULATION/ATTRITION
Si le client annule partiellement ou totalement l’événement, il doit payer des frais d’annulation.
Des frais d’annulation seront payés par le client en cas d’annulation partielle ou totale, à titre de compensation pour le manque à gagner de l’hôtel et non pas à titre de pénalité (frais d’annulation). Les frais d’annulation sont exprimés en pourcentage de la valeur totale de la réservation.
Les pourcentages de frais d’annulation sont indiqués ci-dessous.
Nombre de jours précédant les Expresses en pourcentage de la valeur totale de la réservation :
date de début de l’événement :
Jusqu’à 120 jours : Des frais d’annulation de 5 % du montant de la réservation sont dus par le client.
120- 89 jours : Des frais d’annulation de 25 % du montant de la réservation sont dus par le client.
89 – 60 jours : Des frais d’annulation de 80 % du montant de la réservation sont dus par le client.
59 – 30 jours : Des frais d’annulation s’élevant à 90 % du montant de la réservation sont dus par le client.
29 – 15 jours : Des frais d’annulation de 95 % du montant de la réservation sont dus par le client.
14 – 1 jours : Des frais d’annulation de 100 % du montant de la réservation sont dus par le client.
ATTRITION
DATE DES MODIFICATIONS | RÉDUCTION AUTORISÉE DES EFFECTIFS SOUS CONTRAT
61 jours ou plus | jusqu’à 15 % des chambres sous contrat
31 jours à 60 jours | jusqu’à 10 % des chambres sous contrat
8 jours à 30 jours | jusqu’à 5% des chambres contractées
0 – 7 jours | Néant
DÉPÔT
L’hôtel exige un acompte complet (100 %) pour toutes les commandes contractées avant l’événement, qui sera payé comme suit :
Les conditions de dépôt suivantes s’appliquent au présent contrat pour le groupe et les événements :
Premier acompte : 50% du montant total du contrat doit être payé à la signature du contrat.
Deuxième acompte : 25% du montant total du contrat doit être payé 90 jours avant la date d’arrivée.
Dépôt final : 25% du montant total du contrat doivent être payés 30 jours avant la date d’arrivée.
Les montants mentionnés dans le présent contrat doivent être payés en euros avant les dates d’échéance mentionnées ci-dessus.
Si les acomptes ne sont pas payés avant les dates prévues, l’hôtel se réserve le droit de résilier le contrat unilatéralement avec un préavis de 5 jours ouvrables.
FACTURE
Nos factures sont payables en EUR à l’adresse de l’hôtel, à réception et hors escompte. Le seul fait d’accepter une lettre de change ou un délai de paiement n’enlève rien à l’application de nos conditions générales de vente et n’implique aucun renouvellement de la dette. Toutes les taxes et tous les frais de paiement sont à la charge de l’Organisateur. Toute modification des taxes ou des frais de service en vigueur, imposée par les autorités néerlandaises ou municipales, entraînera une modification des tarifs susmentionnés. Si aucune réclamation écrite concernant la facture de De L’Europe Amsterdam n’est reçue dans les 14 jours suivant la date de facturation, la facture sera considérée comme acceptée par l’Organisateur. Les factures non payées à la date d’échéance indiquée seront majorées de plein droit et sans préavis de 2% du montant impayé avec un minimum de 100 EUR pour couvrir les frais administratifs éventuels. En outre, un intérêt de 1% par mois sera ajouté sans préavis, à partir de 15 jours à compter de la date de facturation. À la fin de chaque journée de réunion, l’hôtel fournira au représentant autorisé sur place des copies des chèques de banquet pour chaque fonction, pour approbation finale.
INDEMNISATION ET MISE HORS DE CAUSE
L’hôtel accepte de défendre, d’indemniser et de dégager de toute responsabilité le Group & Events en cas de réclamation, d’action, de cause d’action ou de responsabilité, y compris les frais d’avocat raisonnables, découlant ou résultant de tout acte entrepris ou commis par l’hôtel dans le cadre de l’exécution de ses obligations au titre du présent accord. L’hôtel accepte également de défendre, d’indemniser et de dégager le groupe de toute responsabilité résultant d’une réclamation, d’une action ou d’une cause d’action, qui pourrait être revendiquée par des tiers et qui résulterait de la performance de l’hôtel en vertu du présent contrat, à l’exception des actions ou des responsabilités qui sont dues à la mauvaise conduite ou à la négligence du groupe.
Le groupe accepte de défendre, d’indemniser et de dégager l’hôtel de toute responsabilité en cas de réclamation, d’action, de cause d’action ou de responsabilité, y compris les honoraires raisonnables d’avocat, résultant de tout acte entrepris ou commis par le groupe ou tout contractant engagé par le groupe dans le cadre de l’exécution des obligations du groupe en vertu du présent accord. Le groupe accepte également de défendre, d’indemniser et de dégager l’hôtel de toute responsabilité résultant d’une réclamation, d’une action ou d’une cause d’action, qui pourrait être revendiquée par des tiers et qui résulterait de l’exécution des obligations du groupe en vertu du présent contrat, à l’exception des actions qui sont dues à la mauvaise conduite ou à la négligence de l’hôtel.
ASSURANCE
L’organisateur du groupe et des événements et l’hôtel sont tenus d’assurer leurs obligations énoncées dans la section intitulée « Indemnisation et non-responsabilité » ci-dessus, et de fournir la preuve de cette assurance sur demande.
Chaque participant à l’événement est censé se comporter conformément au règlement intérieur de l’hôtel. L’organisateur est responsable de tous les dommages et ennuis causés par les participants ou les tiers engagés pour l’événement dans l’hôtel. Tout dommage causé par les participants ou l’organisateur sera à la charge de l’organisateur. Pour toute activité introduite dans les locaux par un contractant extérieur engagé par l’organisateur pour le groupe et les événements, l’organisateur sera entièrement responsable des actions de ce contractant extérieur. Sur demande, l’Organisateur fournira un certificat de
une assurance couvrant les activités de cet entrepreneur extérieur et désignant le propriétaire de l’hôtel comme assuré supplémentaire en ce qui concerne les activités de cet entrepreneur extérieur.
L’Hôtel décline toute responsabilité en cas de vol ou de dommages causés à tout matériel ou objet exposé ou laissé par l’Organisateur ou l’un de ses invités dans l’Hôtel. Pour tout objet de valeur conservé dans les locaux de l’hôtel, l’organisateur ou le participant est responsable de l’assurance à la valeur appropriée de ces objets.
LICENCIEMENT POUR MOTIF GRAVE
Sauf disposition contraire du présent contrat, aucune des parties n’a le droit de mettre fin aux obligations qui lui incombent en vertu du présent contrat. L’une ou l’autre partie peut résilier le présent accord pour l’une ou plusieurs de ces raisons, moyennant une notification écrite à l’autre partie dans un délai de cinq (5) jours à compter de la survenance ou de la réception d’une notification de l’un des événements suivants. Le présent contrat est toutefois susceptible d’être résilié pour un motif valable, sans responsabilité pour la partie qui le résilie, dans l’une des conditions suivantes, connues sous le nom de « force majeure » :
L’exécution du présent contrat par les parties est soumise à des cas de force majeure, d’intempéries, de guerre, de réglementation gouvernementale, de terrorisme, de catastrophe, de grève, de troubles civils, de réduction des moyens de transport ou de toute autre situation d’urgence de nature comparable échappant au contrôle des parties, rendant impossible, illégale ou affectant sensiblement la capacité d’une partie à s’acquitter de ses obligations au titre du présent contrat.
Dans ces cas spécifiques, chaque partie a le droit de suspendre le contrat jusqu’à ce que les circonstances constituant la « force majeure » aient disparu. Chaque partie s’efforce néanmoins d’atténuer raisonnablement les effets de ces circonstances constituant une force majeure, y compris en convenant d’arrangements alternatifs.
Si l’une des parties procède à une cession volontaire ou involontaire au profit de créanciers ou entame une procédure de faillite avant la date de la réunion du groupe, l’autre partie a le droit de résilier le présent accord sans responsabilité, moyennant une notification écrite à l’autre partie.
L’hôtel doit informer rapidement le groupe de tout changement de la société de gestion qui exploite l’hôtel avant la réunion, auquel cas le groupe a le droit de résilier le présent contrat sans responsabilité, moyennant une notification écrite à l’hôtel.
Si le groupe et les événements décident de poursuivre leur programme pendant une période affectée par les droits de résiliation mentionnés ci-dessus, l’hôtel ne tiendra pas le groupe responsable des obligations d’attrition mentionnées dans le présent accord.
ACCEPTATION
Le présent contrat contient les engagements détaillés et les dispositions à fournir au groupe et aux manifestations. Afin de permettre à l’hôtel de fournir un service optimal, toute exigence dépassant le niveau de ces engagements doit être indiquée par l’organisateur au moment du retour du document signé, et doit être acceptée par l’hôtel.
Toutes les modifications ou ajouts au contrat doivent être consignés par écrit et doivent être acceptés par les deux parties. Les accords verbaux ne sont pas valables. Jusqu’à ce qu’un accord définitif soit signé par les deux parties, l’hôtel a le droit d’annuler l’événement et de libérer les chambres et/ou espaces bloqués. L’Organisateur est pleinement conscient des conditions mentionnées dans les Termes et Conditions, qui font partie intégrante du présent contrat, et s’engage à les respecter.
MODIFICATIONS ET AVIS
Toute modification de ces conditions doit être faite par écrit et signée par les deux parties pour être effective. Les modifications, ajouts ou corrections apportés au présent contrat ne sont contraignants que s’ils ont été signés ou paraphés par les deux parties. Toute notification en vertu du présent accord est adressée aux personnes mentionnées sur la première page du présent accord, aux adresses indiquées dans le présent accord. L’avis doit être envoyé par courrier certifié ou recommandé, avec accusé de réception, avec livraison de nuit, avec une signature signifiant la réception, afin d’être efficace dans le cadre de cet accord et sera considéré comme délivré à la réception.
ARBITRAGE
Les parties conviennent que toutes les réclamations, controverses ou litiges entre les parties qui découlent du présent accord ou d’une violation de celui-ci, ou qui y sont liés de quelque manière que ce soit, et que les parties ne sont pas en mesure de résoudre de manière informelle, seront soumis à un arbitrage contraignant à Amsterdam, aux Pays-Bas, conformément au règlement d’arbitrage commercial ou à un fournisseur de services de résolution des litiges convenu par les parties.
Les parties conviennent expressément que cet arbitrage est définitif et contraignant pour les parties et qu’un jugement peut être rendu sur la base de la sentence et peut être exécuté par une action judiciaire appropriée dans tout État ou tribunal fédéral ayant compétence en la matière. Dans ce contexte, les parties se soumettent à la juridiction des Pays-Bas. Les parties conviennent que l’arbitre se conformera fidèlement aux lois des Pays-Bas et qu’il accordera à la partie gagnante de l’arbitrage les frais et honoraires raisonnables d’avocat engagés dans le cadre de tout arbitrage mené en vertu de la présente disposition.
RENONCIATION
Si une partie accepte de renoncer à son droit d’appliquer une clause du présent accord, cette partie ne renonce pas à son droit d’appliquer cette clause à tout autre moment ou d’appliquer une ou toutes les autres clauses du présent accord.
ACCORD CONTRAIGNANT
Le présent accord, qui y est incorporé par référence, constitue l’ensemble des conditions convenues par les parties.
Toute modification de ces conditions doit être faite par écrit et signée par les deux parties pour être effective. Tous les accords antérieurs, verbaux ou écrits, cessent de produire leurs effets dès que le présent accord est signé par les parties.
VIE PRIVÉE ET CONFIDENTIALITÉ
L’hôtel s’engage à prendre les mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles collectées à des fins de collaboration avec le groupe et les événements contre toute utilisation abusive ou contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, l’acquisition ou l’utilisation accidentelle, illégale ou non autorisée de ces données.
